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阜阳师范学院学生档案管理暂行办法
[编辑:徐朝东 | 日期:2010-9-9 16:55:07 | 浏览 11456 次] 字体:[ ]

第一章  总则

第一条   为了加强学生档案管理,科学、规范、有序地做好学生档案的归档、保管、利用和转递工作,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《普通高等学校学生管理规定》和相关法规,结合我校学生档案管理工作实际,制定本办法。

第二条   学生档案是今后个人人事档案的重要组成部分,是国家、社会和各级组织全面了解、选拔和使用人才的重要依据之一。学生档案工作必须严格贯彻执行党和国家有关档案、保密法规和制度,严密保管,确保学生档案的齐全、完整、准确与安全,有效地为学生和用人单位服务。

第三条   学生档案实行统一管理、集中保管的原则。学生档案管理是学生管理工作的基础性内容和毕业生就业工作的基本环节。学校招生就业处负责全校普通本科在校生的档案管理,各学院及有关单位协助做好学生档案材料的收集和归档工作。

第二章  学生档案的主要内容

第四条   学生档案的内容主要包括:

(一) 高中阶段形成的档案材料

1.中学学籍表;

2.普通高等学校招生考生体检表;

3.普通高等学校高考志愿表;

4.普通高等学校招生考生报名登记表;

5.普通高等学校招生政治思想品德考核表;

6.入党、入团材料等。

(二) 大学阶段形成的档案材料

1.高等学校毕业生登记表;

2.毕业生教育实习鉴定表;

3.学生成绩单;

4.高等学校毕业生体检表;

5.入党、入团材料;

6.学生奖惩材料;

7.高等学校毕业生就业通知书(第二联);

8.教师资格认定申请表和申请人思想品德鉴定表;

9.其它应归档的材料。

第三章  学生档案的管理规程

第五条  档案的管理

(一) 新生档案的管理

1.招生就业处负责将新生档案材料在新生入校后转至各学院,新生自带的档案材料交于本班辅导员统一收集。

2.新生入校后其档案材料未到或材料不全的,由辅导员通知学生向原学校催调。

3.学院将新生档案收齐后,更换学校统一印制的档案袋,在专职档案管理人员指导下,根据班级、学号对新生档案进行审核整理,按学号顺序排列后送交学生档案室。

(二) 在校学生档案的管理

1.在校学生学籍如有变更,由教务处将学生学籍变更通知送交学生档案室。

2.学生档案室按照学籍变更通知书,及时完成学生档案的重新分类、排架等工作。

3.学生在校期间各种校级奖惩材料,学生档案管理人员应在文件下发一个月内收集并整理归档。

4.学生在读期间形成的其他各类档案材料,由各学院安排专人收集保管,学生毕业时一并集中归档。

(三)毕业生档案的管理

1.各学院、学校组织部、学生工作处、校医院、教务处等单位要按时收集、妥善保管、及时送交毕业生应归档材料。

2.学生档案室要定期安排组织专门人员到校内相关单位和各学院收集、整理、审核毕业生档案材料。

(四)中途退学或肄业学生档案的管理

1.中途退学或肄业学生在校形成的档案材料由各学院统一收集、整理、归档。

2.中途退学或肄业学生档案,根据学生或就业单位要求,可以转出,但须经学校批准并出具相关证明,学生档案室参照毕业生档案有关规定办理。

第四章   学生档案的整理与要求

第六条 学生档案材料的整理与要求

(一) 凡应归档的各类档案材料,各学院及有关单位要指派工作人员认真审核、签署意见、盖章。

(二) 归档材料不得使用圆珠笔、纯蓝墨水、铅笔、复写纸等书写,除传真件需复印存档外,一般不得用复印件代替原件存档(复印件要加盖有关单位印章)。

(三) 档案整理过程中,要将档案袋内有关材料名称填写到档案袋封面目录一栏内,材料名称要填写完整、规范,保持内外名称一致、顺序一致,具体材料以时间先后为序。

(四) 对未按要求整理、审核、遗漏、错签的档案材料,学生档案室可以拒收。

(五) 学生档案管理人员要经常检查学生档案,防止火烧、虫咬、水湿、磨损、丢失、混乱等现象发生。

(六) 档案管理人员如发生工作变动,要及时办理档案交接手续。

第五章  毕业生档案转递与留存

第七条  毕业生档案的转递

(一) 毕业生档案由学生档案室通过机要方式集中转递至原派遣单位,并在毕业生派遣后的一个月内办理(考取研究生的毕业生档案,根据录取学校调档时间要求,可以将其高中阶段档案材料提前转递)。

(二) 用人单位查看毕业生档案时,必须持单位人事部门介绍信及本人身份证(或工作证);若提取档案,须提供调档函。

(三) 转递毕业生档案,必须按“学生档案转递通知单”的项目详细登记,由学生档案室保存备查。

(四) 学生档案室及时收集学生档案寄出的回执,妥善保存备查。

(五) 档案转递原则上不允许学生本人自带。

第八条 毕业生档案的留存

(一) 为方便学生就业,学校委托阜阳市人才交流中心对暂未落实工作单位的毕业生托管档案两年。

(二) 凡需留档的学生,本人提出申请,院系负责人签字,报招生就业处审核后,到学生档案室办理有关留档手续。

(三) 毕业生需要调取留存的档案,必须持有报到证或就业单位调档函。

第六章    学生档案查(借)阅规定

第九条  查阅和借用学生档案,执行以下规定:

 (一) 本校各学院和相关部门如因工作需要查阅学生档案,应经所在单位负责人批准,并写明查阅内容后,方可查阅。任何个人不得查阅本人及其亲属的档案。

(二) 外单位查阅本校学生档案,要凭查档介绍信,出具有关身份证明,说明查询内容及目的,经招生就业处负责人批准方可查阅。

(三) 学生档案原则上不外借,确因特殊情况必须借出使用的,须经招生就业处负责人批准后借出,并在规定期限内归还。借阅的档案要妥善保管,不得遗失,不得交给无关人员翻阅或自行转借,不得转交他人代为归还。

(四)利用档案应严格履行登记手续,并注明阅档事由。

(五)任何人查阅档案时,必须遵守阅档规定,严禁涂改、圈划、批注、抽取、撤换档案材料。

(六) 任何人查阅档案时,必须遵守保密制度,不得泄露或擅自向外公布档案内容,未经批准不得擅自摘记、复制、拍摄档案内容。

第七章  学生档案的查询

第十条  学生毕业后,如需查询其个人档案的处理情况,可持单位介绍信或证明系我校毕业生的有效身份证明,到学生档案室进行查询。

第八章  学生档案的补办

第十一条  因用人单位原因造成档案丢失的,原则不予补办。如有特殊情况,由用人单位开据档案丢失情况证明,学生本人携带毕业证、身份证,经学校主管领导批准后方可补办。补办的档案包括符合当时情况的《普通高等学校毕业生登记表》、《毕业生教育实习鉴定表》、《学生成绩单》。

第十二条 因个人原因造成档案丢失的,无论何种情况,均不再予以补办。

第九章 附 则

第十三条 本暂行办法适用于我校全日制普通本、专科生的档案管理。

第十四条 本暂行办法自发布之日起执行,由招生就业处负责解释。

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